Курс «Секретарь руководителя»

Знания и навыки, полученные на курсе «Секретарь руководителя»

Ключевые знания (теоретическая база)

1. Основы делопроизводства и документооборота
   • Классификация документов (входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные).
   • Правила оформления реквизитов, бланков и визирования.
   • Порядок регистрации, хранения и архивирования документов.
   • Основы работы с электронным документооборотом (СЭД).
2. Деловой этикет и протокол
   • Правила встречи, приветствия и рассадки гостей.
   • Телефонный этикет (стандарты ответа, ведение разговора, завершение звонка).
   • Организация переговоров, совещаний и деловых обедов.
   • Дресс-код и внешний вид секретаря.
3. Организация рабочего времени руководителя
   • Методы тайм-менеджмента: матрица Эйзенхауэра, метод Pomodoro, планирование дня.
   • Правила составления ежедневника и расписания.
   • Принципы расстановки приоритетов и делегирования задач.
4. Правовые аспекты работы секретаря
   • Трудовое законодательство (оформление приказов, отпусков, командировок).
   • Защита персональных данных и конфиденциальной информации.
   • Ответственность за ведение и утрату документов.
5. Основы бизнес-коммуникации
   • Структура делового письма (запрос, ответ, благодарность, рекламация).
   • Психология делового общения: работа с возражениями, стрессом, конфликтами.

Практические навыки (умения)

1. Работа с оргтехникой и ПК
   • Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
   • Настройка и обслуживание принтеров, сканеров, копиров.
   • Использование корпоративных мессенджеров (Slack, Teams, Telegram) и CRM-систем.
2. Прием и распределение звонков
   • Фильтрация вызовов, перенаправление по отделам.
   • Запись голосовых сообщений и оформление поручений.
   • Ведение телефонного справочника компании.
3. Организация совещаний и мероприятий
   • Бронирование переговорных комнат, подготовка проекторов и флипчартов.
   • Составление повестки дня и рассылка напоминаний участникам.
   • Ведение протокола встречи и контроль исполнения решений.
4. Планирование командировок
   • Бронирование билетов (авиа, ЖД) и гостиниц.
   • Оформление служебных заданий, авансовых отчетов и виз.
   • Составление маршрутных листов.
5. Управление приемной и офисом
   • Контроль за пополнением канцелярии, воды, расходников.
   • Взаимодействие с курьерами, клинингом, ремонтными службами.
   • Создание комфортной атмосферы для посетителей.
6. Информационная поддержка руководителя
   • Поиск и систематизация данных (аналитика, отчеты, обзоры).
   • Мониторинг почты: отсев спама, срочные метки, подготовка ответов.
   • Ведение картотек, базы контактов и электронного архива.

Soft skills (личностные качества), развиваемые на курсе

• Стрессоустойчивость — работа с потоком задач, неожиданными поручениями и конфликтными посетителями.
• Многозадачность — одновременное ведение документооборота, ответов на письма и координации звонков.
• Пунктуальность — жесткий контроль сроков и исполнения поручений.
• Дисциплина конфиденциальности — знание границ «можно» и «нельзя» при общении с руководством.
• Эмпатия и дипломатичность — умение «предугадывать» желания руководителя и сглаживать острые моменты.

Возможные места работы после прохождения курса «Секретарь руководителя»

Программа профессиональной переподготовки или повышения квалификации по специальности «Секретарь руководителя» (в соответствии с ФГОС и профессиональным стандартом «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией») открывает широкие возможности для трудоустройства. Основные работодатели — это организации, где есть управленческий аппарат, нуждающийся в административной поддержке.

Типы организаций и должности

1. Органы государственной власти и местного самоуправления (администрации, министерства, ведомства). Возможные должности: секретарь руководителя, помощник руководителя, делопроизводитель, специалист отдела документационного обеспечения.
2. Коммерческие компании (от малого бизнеса до крупных корпораций). Например: ООО, АО, холдинги, банки, страховые компании. Возможные должности: секретарь-референт, ассистент руководителя, офис-менеджер, личный помощник топ-менеджера.
3. Образовательные и научные учреждения (вузы, школы, исследовательские институты). Возможные должности: секретарь учебной части, секретарь ректората, специалист по документообороту.
4. Медицинские организации (больницы, клиники, санатории). Возможные должности: секретарь главного врача, администратор приемного отделения, помощник руководителя.
5. Некоммерческие и общественные организации (фонды, ассоциации, союзы). Возможные должности: секретарь-делопроизводитель, помощник исполнительного директора.

Основные функции выпускника на рабочем месте

• Организация делопроизводства: прием, регистрация, отправка входящей и исходящей корреспонденции.
• Ведение документооборота (в том числе с использованием СЭД — систем электронного документооборота).
• Планирование рабочего дня руководителя (составление графика встреч, совещаний, командировок).
• Организация переговоров, приема посетителей, телефонное обслуживание.
• Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем, отчетов.
• Контроль исполнения поручений и соблюдения сроков.
• Взаимодействие с внешними организациями (почта, курьерские службы, контрагенты).

Результаты обучения (с учетом профессионального стандарта)

После освоения программы вы сможете работать в должностях, требующих применения знаний в области организации и документационного обеспечения управления (код профессионального стандарта 07.003). Ваш диплом о профессиональной переподготовке или удостоверение о повышении квалификации дают право на выполнение трудовых функций, указанных в ЕТКС и ФГОС, включая работу с конфиденциальными документами и персональными данными.