Курс «Секретарь-референт»

Курс «Секретарь-референт»: Получаемые знания и навыки

После успешного прохождения курса слушатель получит комплексное понимание роли офис-менеджера и приобретет практические навыки, необходимые для эффективной работы в этой должности. Обучение охватывает как административные, так и коммуникативные аспекты деятельности.

Теоретические знания

1. Основы делопроизводства и документооборота:
   • Правила оформления организационно-распорядительных документов (приказы, письма, акты, протоколы).
   • Классификация документов и требования к их хранению.
   • Основы архивного дела и номенклатуры дел.
2. Деловой этикет и протокол:
   • Правила приема посетителей и деловых партнеров.
   • Стандарты проведения телефонных переговоров.
   • Организация и протокольное сопровождение встреч, совещаний и переговоров.
3. Организация работы руководителя:
   • Методы планирования рабочего дня (тайм-менеджмент).
   • Принципы эффективного сбора и обработки информации.
   • Основы работы с поручениями и контроля их исполнения.
4. Правовые и этические аспекты:
   • Трудовое законодательство в части обязанностей секретаря.
   • Защита конфиденциальной информации и коммерческой тайны.
   • Понятие субординации и конфликта интересов.

Практические навыки

1. Работа с документами:
   • Составление и редактирование служебных записок, писем и отчетов.
   • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
   • Сканирование, копирование и архивирование документов.
2. Коммуникативные навыки:
   • Ведение деловой переписки (в том числе на иностранном языке базового уровня).
   • Прием и распределение телефонных звонков.
   • Проведение переговоров с посетителями и решение конфликтных ситуаций.
3. Организационные способности:
   • Бронирование билетов, гостиниц и трансфера для командировок.
   • Подготовка переговорных комнат и организация кофе-брейков.
   • Ведение рабочего календаря и планирование встреч руководителя.
4. Технические навыки:
   • Уверенное владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
   • Работа с офисной техникой (МФУ, мини-АТС, проекторы).
   • Использование электронных систем документооборота (СЭД) и CRM-систем.

В результате обучения слушатель сможет самостоятельно обеспечивать бесперебойную работу офиса, эффективно взаимодействовать с персоналом и внешними контрагентами, а также освободить время руководителя для решения стратегических задач.

Возможные места работы после курса «Секретарь-референт»

После успешного завершения курса профессиональной переподготовки или повышения квалификации по программе «Секретарь-референт» (при наличии базового среднего профессионального или высшего образования) вы сможете претендовать на должности, связанные с организационным, документационным и информационным обеспечением деятельности руководителя. В соответствии с требованиями профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. Приказом Минтруда РФ) и квалификационными характеристиками ЕТКС, выпускник подготовлен для выполнения трудовых функций в следующих организациях и структурах:

1. Организации различных форм собственности и отраслей

Секретарь-референт — универсальная должность, востребованная в любом юридическом лице, независимо от сферы деятельности. Вы сможете работать в:

• Коммерческих компаниях (малый, средний и крупный бизнес): производственные предприятия, торговые сети, финансовые и страховые организации, IT-компании, строительные фирмы.
• Государственных и муниципальных учреждениях: органы исполнительной власти (министерства, департаменты, администрации), суды, прокуратура, государственные корпорации.
• Образовательных и медицинских организациях: вузы, школы, колледжи, поликлиники, больницы, научно-исследовательские институты.
• Некоммерческих организациях: фонды, ассоциации, союзы, общественные объединения.

2. Конкретные должности и отделы

В зависимости от структуры организации и вашей квалификации вы можете претендовать на следующие позиции (согласно ОКСО и квалификационным справочникам):

1. Секретарь-референт (основная должность) — в приемной руководителя, отделе делопроизводства или административном отделе.
2. Секретарь руководителя (генерального директора, начальника отдела, главного врача, ректора и т.д.).
3. Помощник руководителя — с расширенными функциями по планированию рабочего времени, контролю исполнения поручений, ведению переговоров.
4. Делопроизводитель или Специалист по документационному обеспечению управления — в общем отделе, канцелярии, архиве.
5. Офис-менеджер — в небольших компаниях, где функции секретаря-референта совмещаются с административной поддержкой офиса.
6. Специалист отдела кадров (с доучиванием по кадровому делопроизводству) — так как курс часто включает основы работы с документами по личному составу.

3. Специфические сферы (возможность удаленной работы)

Учитывая, что обучение проходит в дистанционном формате, а современные технологии коммуникации развиты, вы также можете рассмотреть:

• Удаленный ассистент (Virtual Assistant) — оказание услуг секретаря-референта онлайн бизнесменам, стартапам, иностранным компаниям (ведение календаря, обработка почты, документов в электронном виде).
• Секретарь-референт в приемной государственного органа (с допуском к конфиденциальной информации) — после проверки службы безопасности.
• Ресепшн и административная поддержка в гостиницах, бизнес-центрах, коворкингах, выставочных комплексах.

Важно: Трудоустройство возможно как в штат организации, так и по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Диплом о профпереподготовке (если программа была объемом от 250 часов) дает право на занятие соответствующих должностей наравне с профильным образованием.